Las presentaciones son una herramienta de comunicación que se aplica a todos los niveles.

Una buena presentación debe mostrar contenido de calidad, ser convincente, clara, efectiva y  tener como finalidad la comprensión y el recuerdo en nuestros interlocutores. Para ello se deben tener en cuenta algunos aspectos visuales, de oralidad y de comunicación (tanto verbal como no verbal) de los cuales repasaremos recomendaciones simples y efectivas para realizar una presentación profesional considerando los tipos, técnicas, estructuras y otros elementos fundamentales.

¿Qué tipo de presentación queremos hacer?

Podemos dividir a las presentaciones según su tipo en dos grandes categorías: informativas y persuasivas, y para comenzar a formular la presentación debemos decidir cuál de estos tipos elegiremos.

Informativas: Estas presentaciones tienen la característica de brindar información objetiva sin apelar a la emocionalidad. Ejemplos de este tipo de presentaciones son dar a conocer los resultados de una investigación, la performance de una empresa, los pasos para llevar adelante un proceso, los procedimientos administrativos que requiere determinado trámite, etc.

Persuasivas: Estas presentaciones, si bien exponen hechos concretos, apuntan a convencer al interlocutor de nuestra idea, a generar un cambio actitudinal o de apreciación sobre determinado asunto o producto, y para lograr esto, las presentaciones persuasivas ponen en juego la emocionalidad de las personas. De esta categoría son ejemplos las presentaciones promueven la disminución del consumo de carne, la lactancia materna, el ejercicio físico y demás cambios actitudinales y psicológicos que queremos conseguir de nuestro auditorio.

Tema y Objetivo

En dos oraciones tenemos que poder plantear el tema, el cual posiblemente de el título a nuestra presentación, y plantearnos un objetivo deseable de la misma.

Dos ejemplos, uno de cada tipo:

Tema: ¿Cómo tramitar el nuevo DNI?

Objetivo: Informar a la audiencia los procesos para adquirir en nuevo DNI

 

Tema: Medicinas alternativas y terapias complementarias

Objetivo: Alertar a la audiencia sobre el uso de medicinas alternativas no reguladas.

Estructura

Hay una regla muy simple que nos permitirá estructurar una presentación de manera eficaz y dinámica. Es casi una muletilla: “Digo lo que voy a decir – Digo lo que digo – Digo lo que dije”.

Digo lo que voy a decir es introducir al auditorio sobre mi persona o las personas que participan en la presentación y sobre el tema que se va apresentar presentar. Además es aconsejable decir cuánto tiempo aproximado durará la charla y si el auditorio podrá hacer preguntas durante la presentación o si se abrirá un espacio para las mismas al finalizar. Esta introducción no puede durar más del 10% del total de la presentación.

Digo lo que digo es el espacio central de la presentación. Es donde se expone todo el contenido que nos permitirá llegar al objetivo de la presentación. Esta parte conforma alrededor del 75% de la presentación.

Digo lo que dije es un punteo de las ideas principales de la presentación. Una especie de resumen de todo el contenido que puede o no tener conclusión. Un extracto de ideas principales que el auditorio recuerde con facilidad y claridad. Además entran en este espacio final las menciones y agradecimientos correspondientes o información sobre alguna actividad a continuación. Este cierre debe representar alrededor de un 15% del total de la presentación.  A partir de este momento se puede abrir el espacio a preguntas.

El Guion

El guion es, básicamente, la versión escrita de todo lo que se quiere decir, incluso si en la presentación no se enuncian todas las palabras textualmente. Lo importante es que el guion tiene que estar ajustado a la estructura que mencionamos anteriormente.

Estrategia de presentación

La manera en la que presentemos nuestro contenido será nuestra estrategia, y para ello no olvidemos que tenemos que ser originales para poder contar con la atención de nuestro auditorio en todo momento.

Casi todo es válido en cuanto a estrategias. Podemos apelar a todos los sentidos, a todas las emociones y a todas las capacidades de nuestro auditorio.

Podemos utilizar ejemplos prácticos, hacer preguntas participativas, presentar datos curiosos, introducir al tema narrando una historia, un cuento o una anécdota personal, relacionar datos, presentar testimonios y utilizar elementos de toda índole que nos ayuden a comunicar lo que queremos decir.

Uno de los casos que más recuerdo en los que se utilizaron elementos de forma creativa fue en la presentación de un café en la cual el salón estaba decorado con copas que contenían café recién molido de modo que el aroma a café inundó la sala haciendo posible que la persuasión a la audiencia llegara por el olfato.

Oratoria

Habrá quien tenga el don natural de la oratoria, pero la mayoría no somos naturalmente hábiles oradores. La buena noticia es que se puede entrenar a cualquier persona para ser un orador asertivo y eficiente, aunque eso requiere práctica.

Es fundamental para el orador tener muy claro qué es lo que se quiere comunicar y qué es lo que se desea que la audiencia retenga una vez finalizada la presentación.

Un muy buen consejo es utilizar en la exposición aquellos aspectos de tu personalidad con los que te sientas más cómodo y seguro, ya que lo importante es ser claros y sólidos en nuestros argumentos y explicaciones.

Un tip infalible: Practicar previamente la presentación entera con la lectura del guion y el apoyo audiovisual en voz alta al menos seis veces, controlando el tiempo de la exposición y adaptando las entonaciones a los distintos momentos. En un momento verás que ya la sabrás de memoria y no te tendrás que preocupar por lo que vas a decir ni tendrás miedo de olvidarte de algo.

Si es posible contar con alguna persona que te asista en esos ensayos oficiando de auditorio, mucho mejor.

En breve subiré una guía muy útil y fácil de aplicar para aquellos que tienen pánico escénico y se sienten incapaces de enfrentarse a un auditorio. No se preocupen, todos estuvimos en ese lugar en algún momento y es posible superarlo.

Apoyos audiovisuales

Llamamos apoyos audiovisuales a las presentaciones, música, video, etc que acompañan a nuestra exposición.

Siéntanse libres de jugar con el diseño y el estilo siempre que tengan coherencia con la estrategia que anteriormente mencionamos.

Tener en cuenta en caso de incluir videos en la presentación, que su duración tiene que estar en concordancia con el dinamismo que deseamos otorgar.

En cuanto a las presentaciones de tipo Power Point o similar, hay una regla básica que se llama la “Regla del 7” y consiste en lo siguiente:

7 conceptos por cada diapositiva.

7 palabras por cada frase.

7 diapositivas cada 10 minutos.

Cuando se usan este tipo de apoyos el error más común es querer volcar todo el guión de la presentación a las diapositivas y es un desacierto desde todo punto de vista. En las diapositivas tienen que estar expresados los conceptos, y el texto que acompaña a ese concepto es lo que el presentador dice al auditorio, sin mirar a la presentación. Queda muy mal y es muy poco efectivo que el presentador esté mirando la presentación y leyendo textual. No hay forma de ser convincente cuando quien expone tiene que leer lo que quiere decir.

Un ejemplo muy simple y rápido

El guion dice:

“El cuidado del medio ambiente es fundamental. Ya que ofrece todos sus recursos naturales que necesita el ser humano para alimentarse, vestirse, construir casas, tener luz, transportarse, entre muchos otros beneficios, para poder existir. Todo lo que se ve alrededor se obtiene directa o indirectamente del ambiente. Por lo cual todas las sociedades deben garantizar su cuidado para su existencia y hacer uso racional de todos sus recursos”.

La diapositiva correspondiente debería mostrar solo estos conceptos:

-¿Por qué debemos cuidar el medio ambiente?

-Brinda recursos necesarios para el ser humano.

-Garantiza su existencia.

 

-¿Cómo podemos ayudar?

– Uso racional de los recursos.

Es un ejemplo muy básico pero claro para entender que los apoyos son solo apoyos y no deben quitarle protagonismo al presentador ni estar lleno de palabras que representen un escollo visual para el auditorio.

En cuanto a las herramientas, dependiendo del gusto y la necesidad pueden utilizarse el Power Point, que es el más común pero otorga muchas posibilidades, Prezi, aunque está un poco pasado de moda permite hacer presentaciones muy dinámicas, Google Slides, que es muy fácil de usar, Canva, que permite hacer un diseño personalizado de la presentación, y luego Emaze que además de posibilitar la creación de buenos diseños permite compartir las presentaciones en redes sociales

Con estos pocos consejos sobre cómo hacer una presentación oral simple y efectiva tu público podrá comprender mucho mejor la información que le quieras brindar y,  sobre todo, la recordará más claramente, lo que hará que también seas recordado como un muy buen expositor.

Cualquier consulta que deseen hacer al respecto pueden escribirme a gimena@gmail.com